Biznes level UP

Przechowywanie dokumentów to jeden z najważniejszych obowiązków każdego przedsiębiorstwa. Związane jest to oczywiście z pewnymi regulacjami prawnymi, do których firmy muszą się dostosować, aby nie narazić się na przykre konsekwencje swoich nieprawidłowych działań. Przechowywać w przedsiębiorstwach można zróżnicowane dokumenty: księgowe, kadrowe, płacowe czy też medyczne. Zależne jest to od rodzaju firmy, jej liczebności oraz typu prowadzonej działalności gospodarczej. Z pewnością do takich zadań trzeba się jednak bardzo przyłożyć. Dzięki temu proces przechowywania dokumentów i akt nie zostanie w żaden sposób zachwiany.

Na czym muszą skupić się przedsiębiorstwa?

Dokumenty muszą być przechowywane we właściwy sposób, tak aby chronić dane własnych pracowników, kontrahentów oraz klientów. Wyciek danych może okazać się bardzo kosztowną pomyłką, zwłaszcza, że w dzisiejszych czasach obowiązują przepisy związane z RODO. Wszystkie przechowywane dokumenty należy dobrze zabezpieczyć, przed przedostaniem się jakichkolwiek informacji na zewnątrz. Ważna na tym etapie jest więc profesjonalna infrastruktura oraz zarządzanie. Nie wszystkie przedsiębiorstwa dysponują jednak wykwalifikowanymi pracownikami oraz odpowiednim wyposażeniem, dzięki czemu proces przechowywania przebiegłby w stu procentach pomyślnie.

W pierwszej kolejności przedsiębiorstwa powinny zainwestować w specjalne regały z nowoczesnymi zabezpieczeniami. To właśnie tam umieszcza się najważniejsze dokumenty firmowe, aby w razie potrzeby móc po nie sięgnąć, a nie przedostały się do osób niepowołanych. Przedsiębiorstwa, które samodzielnie zabierają się za przechowywanie dokumentów muszą zrobić to zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz normami. W wielu przypadkach dochodzi jednak do zaniedbań, na skutek czego w danych firmach panuje nieład informacyjny. Lepiej powierzyć to doświadczonym profesjonalistom, zająć może się tym np. firma Rhenus Data Office Polska, która specjalizuje się w przechowywaniu dokumentów oraz akt. Powierzenie takich obowiązków zewnętrznej firmie to gwarancja bezpieczeństwa, zadowolenia oraz oszczędności czasu.

Profesjonalne przechowywanie dokumentów to klucz do sukcesu

Profesjonalne przechowywanie dokumentów to podstawa odpowiedniej organizacji pracy w poważnych firmach, mowa tutaj takich dokumentach jak:

• faktury
• umowy
• rachunki
• zeznania podatkowe
• oświadczenia
• wyjaśnienia
• historie chorób pracowniczych
• listy wynagrodzeń i premii
• zlecenia badań

Tego typu dokumentów może być oczywiście dużo więcej, jednak warto dokonać wszelkich starań, aby były one zabezpieczone i osoby z zewnątrz nie miały do nich wglądu. Przechowywanie dokumentów ma wpływ na ciągłość działania danej firmy, ponieważ w ten sposób panuje w niej ład, porządek oraz harmonia. W razie potrzeby, wyznaczone do tego osoby mogą odnaleźć odpowiednie dokumenty i przekazać je szefostwu lub potrzebującym pracownikom. Istnieje także możliwość zindeksowania poszczególnych dokumentów i akt, tak aby nadać im specjalne kody kreskowe. Takie rozwiązanie systemowe jest bardzo nowoczesną opcją, która wykorzystywana jest w rozwijających się przedsiębiorstwach. Odpowiednio przechowywane akta, która trafią później do właściwych osób sprawią, że firma zyska na renomie i będzie wzbudzała zaufanie wśród potencjalnych kontrahentów. 

Zoptymalizowanie procesu przechowywania dokumentów i akt

Każde przedsiębiorstwo powinno dążyć do tego, aby zoptymalizować proces przechowywania dokumentów oraz akt. Nie musi być to kosztowne działanie, jednak niesie za sobą multum korzyści. Dokumenty mogą być przechowywane nie tylko w formie papierowej, ale również na różnych nośnikach informacji, tak aby uzyskać do nich dostęp z każdego miejsca na ziemi. Każda firma może samodzielnie wybrać jaka forma przechowywania dokumentów jest dla niej najkorzystniejsza. Mogą to być:

• pojedyncze dokumenty papierowe
• segregatory
• akta osobowe
• kartony i teczki
• taśmy LTO
• przenośne dyski
• karty pamięci

Zdecydowanie lepszym wyborem jest elektroniczne przechowywanie dokumentów. Taki stan rzeczy umożliwia zainteresowanym stałe kontrolowanie dokumentów. Firmy mają do nich wygodny dostęp przez 24 godziny/7 dni w tygodniu.

Postawienie na zewnętrzną firmę

Czasami przedsiębiorstwa nie mają czasu ani możliwości, aby samodzielnie zająć się procesem przechowywania dokumentów i akt. Wtedy nie pozostaje nic innego, jak skorzystanie z profesjonalnej firmy zewnętrznej, która zajmuje się tym od wielu lat. Przykładem będzie w tym zakresie wspomniana firma Rhenus. Korzyści wynikające z powierzenia takich obowiązków zewnętrznej firmie są bardzo duże. Można do nich zaliczyć:

• optymalizację kosztów i czasu
• ograniczenie ryzyka popełnienia błędów i zaniedbań
• szybką obsługę użytkowników
• przechowywanie dokumentów i akt zgodne z obowiązującymi przepisami prawa
• stuprocentowe bezpieczeństwo przechowywanych danych
• ochronę dokumentów przed osobami nieupoważnionymi.

Każda firma musi jednak sama zdecydować, z jakich rozwiązań chce skorzystać. Najważniejsze jest to, aby ważne dokumenty firmowe nie przedostały się na zewnątrz i były prawidłowo chronione.