Jak zwiększyć efektywność pracy
Czy jesteś zapracowaną osobą? Chciałbyś mieć więcej czasu? Masz poczucie, że organizacja Twoich zadań mogłaby być sprawniejsza? Prawdopodobnie borykasz się z problemem, który dotyczy większości polskich przedsiębiorców i freelancerów. Twoja efektywność może być lepsza, lecz tylko pod kilkoma warunkami.
Przede wszystkim musisz się nauczyć żyć w wyznaczonych porach i robić to, na co jest dobry moment w danej chwili. Ustalenie rytmu dnia znacznie pomaga w podniesieniu efektywności pracy. Nawet jeśli wydaje Ci się, że jesteś osobą zbyt spontaniczną by ustalać sobie sztywne ramy, przynajmniej tego spróbuj. Już po kilku dniach przyzwyczaisz się do nowego systemu pracy, a stałe jej godziny staną się dla Ciebie nie utrudnieniem, a wybawieniem.
Nie bez przyczyny większość bogatych ludzi wstaje bardzo wcześnie rano. Budząc się przed godziną 6 pozwolisz sobie na chwilę samotności. Gdy wszyscy inni jeszcze śpią, Ty w tym czasie możesz organizować swoje kreatywne zadania. Weź do ręki kartkę i długopis. Spisz wszystkie zadania, jakie Cię dziś czekają i ustal priorytety, umieszczając je na pierwszych pozycjach. Realizację zadań z listy równie dobrze możesz zacząć dopiero w trakcie dnia. Dopóki masz świeży umysł, wykonaj te zadania, które czekają na Ciebie od dawna. Uporządkuj papiery w szufladach, sprawdź, czy wszystkie faktury są na swoim miejscu i przygotuj ważnego maila do prezesa innej firmy, którego masz dziś wysłać. Jeśli jesteś freelancerem – zacznij tworzyć! Poranek to świetny moment na kreatywną pracę.
Jak jeszcze możesz zwiększyć swoją efektywność? Zadaj zadanie swojej podświadomości! Zrób to jeszcze wieczorem. Pomyśl nad pilnym problemem, jaki masz do rozwiązania na drugi dzień. Twój umysł przez całą noc będzie szukał rozwiązania, podczas gdy będziesz spał. Rano prawdopodobnie samo przyjdzie ono Ci do głowy.
Deleguj zadania
Nieważne jednak, jak dobrze zorganizujemy swój dzień, czasami nie da się samodzielnie zapanować nad wszystkimi ważnymi sprawami. By ułatwić zarządzanie czasem ludziom zapracowanym, wymyślono taki zawód jak wirtualny asystent.
Jest on wirtualny tylko z nazwy. Tak naprawdę, wirtualni asystenci lub asystentki to bardzo wykształcone i bardzo sprawnie działające osoby. Pomagają one właścicielom firm oraz wolnym strzelcom lepiej organizować czas pracy. Zajmą się prowadzeniem Twojego kalendarza i ustaleniem terminów spotkań.
Takie osoby poprowadzą też Twoją korespondencję. Zazwyczaj posiadają też dostęp do firmowej skrzynki e-mail, by filtrować najważniejsze wiadomości, a na resztę odpowiadać według Twoich wytycznych. Pozwala to na zaoszczędzenie mnóstwa czasu, który dziennie traci się na sprawdzanie poczty elektronicznej oraz odpisywanie na wiadomości. Nie musimy obawiać się o poufność danych. Wszyscy wirtualni asystenci podpisują specjalną klauzulę tajności, zgodnie z którą zabronione jest wynoszenie jakichkolwiek informacji z organizacji pod groźbą wysokich kar.
Na rynku istnieją specjalne firmy zajmujące się wynajmowaniem wirtualnych asystentów innym podmiotom. To bardzo wygodna opcja, ponieważ nie musisz ponosić kosztów zatrudniania takiej osoby na stałe. Odpadają takie kwestie jak ZUS, podatki i inne opłaty. Jak to wygląda w praktyce ? Należy podpisać umowę z jedną z firm. Następnie, po dokładnym określeniu naszych wymagań i potrzeb zostaje nam przydzielony wirtualny asystent. Taka osoba będzie do naszej dyspozycji przez cały dzień. Przepracowane przez nią godziny są mierzone i zapisywane. W ten sposób odbywa się comiesięczne rozliczenie za okres pracy asystenta. Możliwy jest też system abonamentowy, gdzie samodzielnie wybierasz najbardziej korzystny dla Ciebie pakiet.
