Biznes level UP

Jeśli chcesz zorganizować udaną konferencję, potrzebujesz dobrego planu. Niezależnie od tematyki eventu, wybrane miejsce powinno wywrzeć dobre wrażenie na uczestnikach. Po wybraniu lokalizacji zwróć uwagę na internetowy system biletowy. Ułatwi zarządzanie gośćmi i komunikowanie się z nimi.

Opracuj plan konferencji

Nie musisz od razu planować każdego szczegółu. Przygotuj przynajmniej ogólny plan. Możesz go udoskonalać w miarę upływu czasu, zwłaszcza wtedy, gdy napotkałeś nieprzewidziane okoliczności. Postaraj się dostosować do aktualnej sytuacji.

Na pewno powinieneś uwzględnić w planie:

• datę i godzinę,
• lokalizację,
• liczbę uczestników,
• działania promocyjne i marketingowe,
• przybliżony kosztorys. 

Teraz możesz stopniowo dopracowywać szczegóły.

Zdefiniuj grupę docelową

Organizacja konferencji biznesowej wymaga zdefiniowania odbiorców, którzy wezmą w niej udział. Niestety nie możesz zaprosić wszystkich, ale możesz przygotować listę priorytetowych gości. Zastanów się, komu chcesz wysłać zaproszenie i dlaczego. 

Ponadto definiując grupę odbiorców, możesz łatwiej określić temat eventu. Musi być konkretny i przyciągać uwagę. Jednocześnie możesz wybrać motyw, biorąc pod uwagę preferencję uczestników. 

Wybierz odpowiednie miejsce

Na konferencjach spotykają się profesjonaliści, eksperci i publiczność, by poznać i omówić dany temat. Poszukaj miejsca, które spełnia wszystkie Twoje potrzeby. Weź pod uwagę rozmiar sali, dostępne udogodnienia, oferowane usługi, lokalizację i dojazd. 

Organizując konferencje w Krakowie (lub innym mieście), pamiętaj, że miejsce wpływa na atmosferę. Na przykład ogromna sala, w której nie ma prawie ludzi, wydaje się pusta. Pokój bez naturalnego światła może wywołać klaustrofobię. 

Wybierz datę

Przede wszystkim upewnij się, że Twoje wydarzenie nie koliduje z innymi. Zastanów się, które miesiące są najbardziej oblegane/spokojniejsze. Data ma duży wpływ na liczbę osób, które mogą uczestniczyć w konferencji.

Sprzedaż biletów online

To niezbędne narzędzie do planowania konferencji. Znacznie ułatwi Ci pracę. Twoi goście będą mogli zarejestrować się bezpośrednio online, potwierdzić (lub nie) swoją obecność i w razie potrzeby zapłacić za bilet. Wszystko za pomocą kilku kliknięć. 

Podczas rejestracji możesz zasugerować zakwaterowanie w okolicy, podać informacje o lokalizacji centrum konferencyjnym i wszelkie przydatne szczegóły dotyczące wydarzenia. Ponadto zaletą rejestracji online jest zebranie potrzebnych informacji. Utwórz formularz, by zebrać niezbędne dane, takie jak miejsce podróży każdego gościa, jego dostępność i oczekiwania. Możesz śledzić faktyczną liczbę uczestników konferencji. Dzięki temu unikniesz nieprzyjemnych niespodzianek.

Opracuj strategię marketingową

Zapraszanie uczestników nie wystarczy, by zapewnić dobrą frekwencję, a tym samym sukces konferencji. Zadbaj o odpowiednie działania marketingowe. Promocja jest niezwykle ważna. Dzięki niej wzbudzisz zainteresowanie nie tylko odbiorców, ale też innych zainteresowanych stron, które są mile widziane na tym wydarzeniu. Skuteczna kampania marketingowa może przyciągnąć wystawców, prelegentów, dostawców itp. Pamiętaj o stronie internetowej, e-mail marketingu i mediach społecznościowych.